表格单据是餐饮企业有效的管理工具

       现代连锁餐饮、对于表格单据管理还是离不开的、只是在设计、运用过程中在不断的优化。表格单据使用是为了保存、记录、追溯数据指标信息，需要设计表单管理工具，表格是活动内容记录，单据是责任转移交接。

       首先，表格单据是方法，是工具。在设计使用之前一定是源于我们的务实思想。

       其次，明确谁用怎么用，使用标准、频次、方法和指南。

       再之，要有分析和评价，从中得出我们设计使用的初衷和我们的想要的结果。

       最后，不断优化升级表格和单据类的工具，明确主导这项工作的责任人。

关于表格单据管理工具设计分析

        1. 表格单据设计是对战略目标的分解和落实：

            1.1 企业战略目标就是针对物流、财流、人流设计的致胜计划，分解为部门计划、店铺指标，分解的过程就是对表格、单据设计的过程；

            1.2 在对战略目标分解时，对内，落实为经营决策工作文件与经营数据统计报表，并明确了责任的转移和承担；对外，生成合同、协议、契约与总部、部门、店铺往来单据。

        2. 表格单据设计是对运营管理路径设计：

            2.1 在对表格设计时，我们通常有汇总表、专项分析表、填写单据等类别，明确了总部与部门、部门与分店的管理路径与数据沟通的分工协助；

            2.2 表格与单据设计，是内部管控工作与值班管理作业的记录痕迹，表格和单据往往体现了营运对店铺的管理意志和方向；

        3. 表格单据设计是对作业过程的监控：

            3.1 通过表格单据的记录，反映工作内容、工作流程、工作标准与工作目标的完成情况，并施行自查和纠偏；

            3.2 上级通过表格单据，检查工作进度、工作质量的完成情况，并进行绩效评价；表格单据管理是数据管理的提炼和具体呈现形式，是阶段性工作管理痕迹的追溯依据之一。

从表单设计的维度，可以从事前、事中、事后来设计和产生管理效能

        1.事前是为管理假设要达成一切经营目标所设定，预想的在经营过程将会发生的并且需要分析抓取的数据，所以事前是缜密的假设设计表单管理，重点在于战略、战术、战役计划设定的有效详尽，事前设计直接关系战略等深度及可达成率。表单设计需考量不同层级、不同部门使用的简单实用性、关联性；

       2.事中呈现：实际呈现的数据是现场管控和决策的唯一依据，一个有效的决策之下当且仅当发生一个结果！事中是表单应用的持续，是客观记录的过程；表单设计需考量事中记录的便利性、连续性、可对比性。

       3.事后：是评价和检核、改进的过程。设计表单必须充分考虑汇总生成效果及可考量性，在具体的应用层面上，不同的工作版块，因表单设计、传递而产生交互的管理效果，从而在行政、营运、供应链体系的不同层面产生效用（如营运管理：营业日报表--呈现当天的营业状况，分析时段营业特征；人员排班表--呈现人员与实际经营关系，分析效能、效率、成本、管理有效性等；订货表--呈现营业预估、保底量管理等）

表单管理工具设计从三个方面来理解

       表单设计从管理的原点理解是记录行动和经营的过程；

       表单制度设计是保障表单有效运行；

       表单运用和评价是表单设计的终极目标。

       表单设计需要根据经营的需要和发展的阶段进行，需要管理什么就设计什么；表单制度设计围绕表单管理需要设计，突出激励机制，注重培训，目的保障表单有效运行；表单运用和评价是表单设计的目标，是持续改进的数据依据。

       第一：表格单据的定义。表格单据本身就是制度。在Iso9000标准里面对于表格单据和记录的区别是，填写完成的表格单据是记录，是工作成果和管理痕迹。制度，流程最终实现的结果需要表格单据承载，店铺和部门工作人员的工作结果需要用它来记录，部门总监的管理业绩需要它来证明；餐饮总裁的决策需要它来传达。一般的工作业绩不佳主要问题是想而不说，说而不做，做而不查，查而不考，而这里每一个环节都需要表格单据来支撑。

       第二：表格单据的设计和使用规则。战略设计，组织设计，制度设计如何转化落地需要明确的表格单据承载。表格单据的设计要有具备这几个要素：作业主题，作业人，作业时间，作业状态，作业结果，审核人。而且作为单据使用一般需要设计为一式多联，作业几方和上级督导都要保留。表格单据设计要考虑流程连贯性和节点审核，这样才能确保同一工作在流转的各个环节的操作人都能清晰了解到了整个流程的处理过程。

       第三：表格单据使用的最好境界是信息化。信息化的核心就是将公司的管理制度，管理流程通过制作表单和固化流程来实现的。店铺系统实现从顾客点单，下单，制作，生产，买单的整个流程控制，所有的作业人，作业时间，作业要素都已经被固化，从而实现高效，精确。物流的进销存系统实现从物资下单，采购，仓储，加工，配送，验收的全流程控制。

       表格单据是餐饮企业尤其是连锁店铺的基础管理工具，作为店铺管理工具箱中的一部分，既为工作人员每天的工作做了框定设计，又为管理人员每天的检查做了方向指导。表单是最基础、最实用、最简洁的作业工具与管理工具，店铺运营人员应充分理解、多花心思、务实设计。表格单据内容的设计，来源于对组织分工、节点协作的充分认识，表格呈现更多的是直接执行的标准，单据意味着交易、交接、交流的事件终结与责任转移；表格与单据内容的设计，来源于对计划转化、流程链接、任务锁定、标准明确、执行责任的描述，表格单据与店铺制度一样带有刚性约定，训练、执行、管理、评价都以此为依据，才会使表格单据用到实处。综上所述，表格单据的设计体现了企业内部管理意志与管理路径的设计，由于餐饮行业人员受教育程度问题，需遵循简化、实用的原则，店铺只要遵照设计好的表格单据填入相关数据，总部就通过ERP系统自动生成决策和资源配置的数据和报表。